Aprobaciones

La aprobación es la segunda puerta opcional. Cuando un canal está configurado para revisar cada publicación, nada de ese canal se entrega, ni por correo, ni por webhook ni por conector de plataforma, hasta que una persona lo da por bueno. Tampoco un cambio en una publicación que ya salió: una actualización también espera a una persona (consulte Las actualizaciones también esperan).

La aprobación viene con Small business y Enterprise. En Free e Individual, los ajustes de un canal lo indican donde estaría la opción, y sus publicaciones salen en cuanto se renderizan. Un espacio de trabajo que baja de Small business conserva el ajuste de cada canal como estaba, sin leer, y lo encuentra al volver a subir; lo que ya esperaba cuando bajó todavía se puede aprobar o rechazar.

Activarla

La aprobación es una propiedad de un canal, no una pantalla propia. Abra Canales, pulse Ajustes en el canal y ponga Aprobación en «Aprobar cada publicación a mano». La otra opción, «Publicar en cuanto se renderice», es la predeterminada.

Actívela en las cuentas en las que merece la pena la demora. Una cuenta regulada se revisa; una cuenta de prueba no. Para una cuenta regulada, la guía de Cumplimiento indica qué más hay que configurar: las líneas que exigen sus plantillas, los feeds que elegir y el registro que lo demuestra todo después.

Cualquiera que edite canales puede activar la aprobación. Desactivarla requiere el permiso Aprobaciones (el propietario lo tiene), porque de lo contrario quien crea las publicaciones podría quitar la revisión sobre ellas. Quien opera sin Aprobaciones ve «Aprobar cada publicación a mano» indicado en los ajustes del canal, sin opción al lado, y debajo un aviso que dice que solo alguien con el permiso Aprobaciones puede desactivarla.

Dónde se aprueba

En Publicaciones. La cola de un aprobador es la parte Pendiente de aprobación de esa lista, así que ponga el filtro Aprobación en «Pendiente de aprobación» y avance por ella. No hay una pantalla de aprobaciones propia. La hubo, y seguir una sola publicación significaba moverse entre ella y otras tres, así que las cuatro pasaron a ser esta lista.

Aprobar y Rechazar están en la propia fila, en su columna Aprobación, y ambos preguntan una vez más antes de actuar (Aprobar publicación o Rechazar publicación), porque ninguno se puede deshacer:

• Aprobar envía la publicación para que se entregue en ese canal, por su cuenta, por las vías que indica el canal.
• Rechazar significa que nunca se entrega en ese canal. Se queda en la lista como Rechazada.

Cuando alguien ha decidido, la columna dice Aprobada o Rechazada con su dirección debajo, de modo que el registro dice quién. En un canal que publica sin revisión dice «No requiere aprobación». Mientras una publicación de un canal que pide aprobación aún se renderiza, dice «Aprobación tras el renderizado»: la solicitud se hace en el momento en que su clip está listo, y la columna pasa entonces a «Pendiente de aprobación».

Las actualizaciones también esperan

En un canal que pide aprobación, Enviar solicitud de actualización en una publicación que ya se entregó no envía el cambio. Lo conserva, y la columna Aprobación de la fila dice Actualización por aprobar. Aprobarla allí (Aprobar actualización) entrega el cambio, por las vías que se eligieron al pedirlo, exactamente como si hubiera salido entonces; la doble comprobación muestra el texto y el video que publicaría, para que el revisor apruebe las palabras y no una descripción de ellas. Rechazar actualización deja la publicación como salió. En ambos casos la columna dice entonces Actualización aprobada o Actualización rechazada, con quién decidió.

Por publicación espera un cambio cada vez: pedir otro mientras uno espera se rechaza hasta que se decida ese. Si la publicación cambió entretanto de modo que el cambio ya no se puede hacer, aprobarlo dice por qué y lo deja esperando.

Una solicitud de eliminación nunca se retiene. Retirar una publicación no publica nada, y una retirada que espera a un revisor sería al revés.

Dos aprobadores, y nunca el autor (Enterprise)

En Enterprise se aplican dos reglas más, que se definen en la tarjeta Reglas de aprobación de la pantalla Cumplimiento:

• Nadie aprueba su propia publicación. Quien escribió una publicación, o pidió un cambio en una, no puede aprobarla, así que tiene que hacerlo otra persona. Eso se cumple en todo canal que pide aprobación. Sí puede rechazarla.
• Un canal puede pedir dos aprobadores. Dos personas distintas con Aprobaciones aprueban entonces cada una una publicación, o un cambio. Tras la primera, la columna dice Pendiente de 2.ª aprobación con la dirección del primer aprobador debajo, y la publicación espera a otra persona.

Cada decisión, y cada cambio en la aprobación de un canal, es una entrada del registro de cumplimiento sellado del espacio de trabajo.

Recibir el aviso

Nadie tiene que mantener la pantalla abierta. Cuando una publicación empieza a esperar, todos los que tienen Aprobaciones, y el propietario, reciben un correo que la nombra por su canal y su título, con un botón a Publicaciones. Una actualización en espera se nombra como la actualización de una publicación que salió. Los canales de una publicación llegan en un correo, y un espacio de trabajo recibe como máximo uno de esos correos por hora: lo que empiece a esperar después está en el correo de la hora siguiente, de modo que un canal muy activo envía un correo por hora y no uno por publicación. Si no espera nada, no hay correo.

A nadie más se le avisa. Quien opera pero no tiene Aprobaciones no puede aprobar, así que el correo no es para esa persona. Consulte quién recibe qué correo.

Quién puede aprobar

Aprobar requiere el permiso Aprobaciones, que se concede en Equipo. No concede ninguna edición, que es lo que necesita un revisor de cumplimiento: quien tiene Aprobaciones y nada más ve la pantalla Publicaciones con Aprobar y Rechazar en ella y no puede cambiar un canal, una marca ni una fuente.

Quien puede operar pero no tiene Aprobaciones ve las publicaciones en espera y ningún botón. El propietario tiene todos los permisos, así que puede aprobar, salvo, en Enterprise, una publicación o un cambio que escribió él mismo.

Lo que la gente entiende mal

La aprobación es por canal, así que un mismo evento puede estar aprobado en una cuenta y esperando en otra. Cada fila es una decisión propia. Si una publicación está fuera en tres canales y atascada en el cuarto, mire el ajuste de aprobación del cuarto canal y no la publicación.

Una publicación rechazada no se reintenta. Nada vuelve para ser aprobado de nuevo. Si la rechazó por error, el contenido tiene que llegar otra vez o escribirse de nuevo en una lista de publicaciones: Reutilizar en Más en la fila rechazada, luego Como nueva publicación, abre una ya rellenada con él (consulte Publicaciones).